Cahier des charges : appel d'offres agence incubateur de l'Ordre des avocats de Paris

1. PREAMBULE :

En 2014, le Barreau de Paris a créé « l’incubateur du Barreau de Paris » (ci-après l’IBP). Il est directement géré et piloté par le Barreau.

Créée et animée par des avocats, cette structure autonome rattachée à l’Ordre du Barreau de Paris a vocation à servir à la fois la Profession et l’Innovation en proposant à tous les professionnels du Droit, qu’ils soient créateurs de start-up, juristes, chefs d’entreprise ou avocats, des idées et des outils concrets de développement.

L’IBP a aussi son propre site internet : https://incubateur-ibp.com

Après dix ans de fonctionnement, le bilan de l’IBP est positif dans le domaine de la réflexion et de la promotion de l’innovation des avocats. Il s’organise autour de 7 pôles d’activité grâce à plus de 20 membres actifs ayant organisé de nombreuses conférences, réunions et rédigé une série de rapports. La dimension « d’outil concret » prévue dès l’origine doit cependant encore être mise en œuvre face à l’intérêt de plus en plus croissant que manifestent les avocats pour la transformation numérique de leur activité/offre de service. 

Les LegalTech créées en France étaient au nombre de 40 en 2016, 80 en 2017, plus de 200 aujourd’hui. Un certain nombre d’entre elles, toujours plus nombreuses, sont fondées par des avocats dans le mouvement enclenché par l’article 111 du Décret Macron. 

Plusieurs avocats créateurs de LegalTech se sont regroupés dans une association professionnelle, AvoTech, regroupant à ce jour des legal startups de toute la France (répartition Paris / Province : 2/3 – 1/3). 

Parallèlement, l’Ordre de son côté n’a pu que constater que certaines LegalTechs, non contrôlées par des avocats ont investi le marché du droit au détriment des justiciables qui ne bénéficient ni de la compétence, ni de la déontologie ni de l’assurance professionnelle des avocats. Les avocats doivent répondre à cette concurrence déloyale et dangereuse pour le justiciable en créant eux-mêmes des solutions numériques conformes à notre déontologie. Il appartient à l’Ordre des Avocats de Paris de s’adapter à ces nouveaux marchés et de développer son activité en saisissant les opportunités que crée la transformation numérique. 

Il est donc du devoir de l’Ordre de favoriser la prise en main par les avocats de leur avenir numérique en incubant au sein de locaux mis à disposition de l’IBP par l’école de Formation des Barreaux (EFB) situé à Issy-les-Moulineaux, et prochainement à la Maison des Avocats face au nouveau Tribunal de Paris, les LegalTechs créées par des avocats améliorant l’exercice professionnel des confrères, l’accès des justiciables à leur droits ou la relation entre les différents acteurs du droit, dans le respect de la déontologie. 

C’est dans ce contexte que l’Incubateur du Barreau de Paris a souhaité mettre en place un programme d’incubation de 4 projets sélectionnés sous la forme d’un accompagnement personnalisé de juillet 2018 à juillet 2019 puis renouvelé de juillet 2019 à juillet 2020. Après le succès de cette expérience, l’Incubateur du Barreau de Paris a souhaité faire évoluer son programme et ce sont aujourd’hui non pas 4 mais 8 projets qui sont incubés chaque année (4 sessions avec 2 projets, soit 8 projets par an). 

1.1. Objectif du cahier des charges 

L’objectif du présent cahier des charges est de sélectionner une agence capable de prendre en charge la gestion courante du programme d’incubation du Barreau de Paris outre d’accompagner et d’assister l’IBP. Elle devra aussi proposer l’ensemble des prestations nécessaires au bon développement des LegalTechs incubées et assister l’IBP dans sa communication 

1.2. Projet d’incubateur physique de l’IBP 

L’IBP porte le projet de maintenir son programme d’incubation actuel en renforçant la qualité de ce dernier.

Au total, ce sont 2 sessions de 1 à 4 projets incubés sur 3 mois, soit un total de 6 mois et de 8 projets max que l’agence sélectionnée devra accompagner.

La mission couvrira l’année 2025 et l’année 2026.

Un appel à candidatures sera lancé à travers la communication de l’Ordre, de l’IBP et des membres de l’IBP. Seront ciblées des LegalTechs respectant des critères de sélection définis à l’avance. Les projets seront retenus par un jury spécialement composé à cette fin. Il sera décrit les conditions de l’incubation et les services offerts par l’incubateur.

L’agence mettra en place un véritable dispositif d’incubation au service des projets sélectionnés. Au-delà d’un accompagnement juridique adapté, l’Ordre aura besoin d’une agence capable d’offrir une large palette de prestations de service utiles à la structuration et au bon développement d’une LegalTech. Il sera nécessaire d’assurer la bonne marche de l’incubateur et la coordination des différents protagonistes à travers un représentant permanent (le coordinateur) dans l’incubateur. Cette agence sera sélectionnée à l’issue de cet appel d’offres.

Les rapports entre l’incubateur et les LegalTechs incubées seront encadrés par un contrat spécifique. Le rôle de l’agence sera de mettre en œuvre l’incubation des LegalTech sélectionnées. 

1.3. Le contenu de l’incubation

L’agence – représentant l’IBP – permettra aux LegalTechs de se structurer puis se développer dans un environnement favorable, organisé et mis à disposition par l’Ordre des avocats de Paris.

A cet effet, il sera mis à disposition un espace dédié, à l’EFB ou à la maison des avocats. 

Les incubés devront être accompagnés sur trois mois minimum et à l’occasion de certains événements dans l’année qui suit. 

L’incubation se déroulera en quatre phases successives :

1- La phase de préparation et d’idéation (premier mois)

Cette phase permettra aux projets incubés : 

• d’être régulièrement immatriculé si le projet ne l’était pas initialement
• de suivre un programme d’intégration visant à transmettre un état d’esprit entrepreneurial au participant
• de valider précisément le périmètre du projet et ses objectifs

2- La phase de prototypage & définition du modèle (deuxième mois)

Cette phase sera le temps fort du programme d’incubation avec la réalisation d’un design sprint qui permettra au participant de passer de l’idée au prototype testé par des utilisateurs. 

3- La phase de lancement

Cette phase sera clef afin de permettre aux porteurs de projet de se lancer à l’issu du programme d’incubation, avec :

• Le développement d’un proof of concept (POC) qui permettra d’acquérir les premiers utilisateurs et de valider l’intérêt de la solution auprès du marché.
• Un business plan détaillé du projet pour avoir une première estimation du potentiel de l’idée.
• La réalisation d’un pitch deck pour vendre son projet à des investisseurs et des clients.

4- Le pitch

Cette phase de trois mois se clôturera par une session de pitch devant les avocats du Barreau de Paris et des investisseurs pour permettre aux incubés de passer à la vitesse supérieure et véritablement se lancer !

Au-delà de cette première période de trois mois, les incubés pourront être invité à tout événement de l’IBP.

Plusieurs sessions d’incubation pourront être organisées par an, 4 projets au total seront accompagnés par l’agence sur 6 mois.

Durant toutes ces phases, les membres de l’IBP seront en charge de nouer des partenariats et de les faire vivre au sein de l’IBP, plus particulièrement s’agissant du réseau national des incubateurs (RNI) et du réseau international des incubateurs (RII).

2. MISSIONS ET OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE

L’agence retenue aura un rôle de coordinateur, de mise en œuvre et d’assistance à l’incubation. 

D’une part, l’agence aura pour mission de coordonner les différents intervenants qui participeront à l’accompagnement des projets incubés. 

D’autre part, elle aura pour rôle d’animer les différents ateliers et événements afin de cadrer et rythmer l’incubation et ses trois phases. 

Enfin, l’agence mettra en œuvre les directives imposées par la gouvernance de l’incubation. Elle devra accompagner et assister l’IBP notamment dans sa communication comme tout événement.

Les objectifs à atteindre par l’agence sélectionnée :

L’intervention de l’agence permettra d’offrir aux LegalTechs incubées les prestations suivantes :

• La construction d’un produit et d’une offre pertinente ;
• La mise en place d’un réseau d’experts solides pour accompagner les projets incubés ; 

L’agence sera notamment sélectionnée sur les critères suivants : 

• Avoir une expertise suffisante dans le secteur des LegalTechs ;
• Proposer une ou plusieurs personnes dédiées spécifiquement et de manière permanente à l’incubateur (Office Manager ou Coordinateur) ;
• Proposer un accompagnement dans la structuration et la modélisation des projets selon les méthodes récentes (design sprint) :
• Animer des formations portant sur le design et le développement informatique des projets ;
• Organiser des séances de testing et de mise en place de méthodes.
• Organiser des évènements et animer l’incubateur ;
• Apporter et réunir des experts qui interviendront dans l’incubateur ;
• Faire régulièrement intervenir des partenaires de l’incubateur sur des thématiques spécifiques ;
• Organiser les phases de l’Incubation ;
• Durant l’amorçage : organiser notamment un Design Sprint ;
• Durant le développement : identifier les bons partenaires et interlocuteurs pour le business développement, aider aux recrutements, aider à la recherche de prospects et/ou d’investisseurs suivant les demandes spécifiques des incubés ;
• Suivre les règles et la ligne politique instaurée par la gouvernance de l’incubation et assurer les échanges avec cette dernière ;
• Préparer les LegalTechs à l’échéance de la fin du programme d’incubation ;
• Assister l’IBP dans sa communication 
• Réaliser des vidéos qui seront diffuser sur les réseaux sociaux de l’IBP afin de présenter les projets incubés et leur évolution au fil du programme
• Participer à l’organisation et intervenir à tout événement de l’IBP.

Autour des LegalTechs incubées, et au profit de l’incubateur, l’agence devra tendre vers la réunion des ressources suivantes :

• Spécialiste SEO/SEA (référencement naturel et payant sur les moteurs de recherche) ;
• Spécialiste relations presse ;
• Spécialiste Business Développement ; 
• Spécialiste développement informatique (site Internet, appli mobile, logiciel etc.), back-end et front-end ;
• Spécialiste en design ;
• Spécialiste en modélisation juridique et développement produit ;
• Spécialiste en communication digitale ;
• Spécialiste en accompagnement financier (business plan, executive summary, pitch deck) ;
• Expert-comptable spécialisé ;
• (liste non exhaustive).

La plupart de ces ressources seront employées ponctuellement. Toutefois, la coordination et la communication seront régulièrement mis en œuvre afin d’assurer une continuité dans le fonctionnement de l’incubateur. La communication sera de la compétence exclusive de l’incubateur sous le contrôle de l’ordre et du bâtonnier. Toutes les démarches de l’agence devront être validées par un membre référent de l’incubateur.

Le maximum d’expertise et de transfert de compétence comme savoir-faire devra être apporté par l’agence sélectionnée à travers l’appel d’offre. 

3. OFFRE DES PRESTATAIRES

Dans sa réponse à l’appel d’offres, le candidat prestataire devra aborder les points suivants :

• description de la façon dont l’agence pourra répondre à ses obligations avec les moyens qui seront mis en œuvre et le temps qui sera consacré ;
• description détaillée du prestataire (domaine de compétences, diplômes, références, descriptif de la structure) ;
• un budget détaillé.

4. PROCEDURE

• Confidentialité :

Chaque prestataire candidat s’engage à respecter une confidentialité absolue concernant le présent cahier des charges et le contenu des offres remises et d’une façon générale concernant toute information qui lui serait communiquée à tout moment du déroulement du présent appel à candidature.

L’Ordre des avocats se réserve la possibilité d’écarter, à tout moment, toute offre remise par un prestataire candidat qui manquerait au respect de l’obligation de confidentialité.

L’Ordre des avocats se réserve la possibilité d’interrompre le processus de l’appel à candidature, à tout moment, sans que le candidat prestataire ne puisse prétendre à indemnités.

L’Ordre des avocats se réserve également la possibilité, à tout moment, de modifier tout ou partie du présent appel à candidature, et notamment à faire évoluer le contenu, et ce sans que le candidat prestataire ne puisse prétendre à indemnités.

La confidentialité portera sur une durée de 5 ans après sélection du partenaire.

• Dispositions diverses :

La sélection d’un prestataire par l’Ordre des avocats n’emportera pas automatiquement acceptation par le Bâtonnier de Paris de l’ensemble des termes de l’offre remise par le prestataire retenu. Ladite offre devra faire l’objet d’une formalisation sous la forme d’un contrat.

L’Ordre des avocats se réserve le droit de modifier le contenu et le calendrier de cet appel d’offres, à tout moment, ainsi que d’en suspendre ou d’en arrêter le déroulement ou de le déclarer infructueux.

Les candidats prestataires participent à cet appel d’offres à leurs frais et à leurs risques et périls et ne peuvent prétendre à aucune indemnisation en cas d’interruption de procédure, en cas d’appel à candidatures infructueux ou dans l’hypothèse où leur candidature ne serait pas retenue.

Cet appel d’offres répond à un souci de transparence lié aux modalités de financement de l’Ordre des avocats. 

La sélection et le référencement des prestataires au titre d’un appel d’offre ne constituent pas une relation établie avec l’Ordre des avocats, même si ces prestataires sont retenus plusieurs fois au titre d’appels d’offres consécutifs.

5. MODALITES DE REPONSE

Les propositions des candidats devront être adressées à l’Ordre des avocats avant le 26 juin 2024 à midi. Elles devront parvenir par mail à :

Maitre Sandy Mockel (mockel@avocat-acaffi.com) (Objet : Appel d’offres Incubateur)

L’offre remise devra comporter une présentation générale du candidat, qui s’engage à remettre tous les documents permettant de connaître et apprécier la qualité de sa prestation, sa fiabilité et ses spécificités. Il est notamment demandé de transmettre tous les documents administratifs qu’il juge utile pour expliciter sa démarche, sa méthodologie, recommandations.

Dans le cas où la rédaction du dossier d’appel à candidatures présenterait une difficulté d’interprétation, une demande de précisions pourra être adressée par écrit au candidat, qui disposera alors d’un délai de réponse de 5 jours. 

Les candidats retenus peuvent se voir proposer un rendez-vous pour une présentation orale du dossier devant le comité de sélection.

Le comité de sélection se réserve la possibilité d’une audition plus large avant de prendre une décision finale.

La décision finale sera prise fin juillet. 

Pour tout renseignement complémentaire concernant les prestations attendues, contacter Maitre Sandy Mockel (mockel@avocat-acaffi.com).