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Protocole sanitaire au sein des cabinets d’avocats : masque, télétravail, prévention, information

Mis à jour le 12.10.2020

Un protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de COVID-19 se substituant au protocole national de déconfinement, est applicable depuis le 1er septembre 2020. Ce nouveau protocole suscite de nombreuses questions quant à la mise en place au sein des cabinets d’avocats, consultez les éléments de réponses pour vous guider. Un certain nombre de règles qui figurent dans ce guide sont applicables aux salariés des cabinets d’avocats notamment celles relatives aux notes de service et règlement intérieur obligatoires dans les entreprises de plus de vingt salariés. Elles ne sont pas directement applicables aux collaborateurs indépendants. Pour autant, s’agissant pour l’essentiel de mesures de précaution sanitaire, il est recommandé de s’en inspirer y compris pour vos éventuels associés et collaborateurs indépendants.

  • Lire le protocole sanitaire pour la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de COVID-19

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Quand le port du masque est-il obligatoire au sein du cabinet ? 

Le port du masque grand public est systématisé dans les espaces clos et partagés au sein des cabinets d’avocats (salles de réunion, open-space, couloirs, vestiaires, bureaux partagés, etc.).

Dans les bureaux individuels, le port du masque ne s’impose pas dès lors qu’il n’y a qu’une seule personne présente.

Des aménagements sont possibles selon les conditions suivantes :

  • le niveau de circulation du virus dans le département ;
  • l’existence d’une organisation interne pour la prévention et le suivi de la COVID 19 ;
  • la taille, la nature, le volume, et les conditions de ventilation des locaux de travail ainsi que la distance effective entre les personnes ;
  • la nature des tâches à accomplir, leur compatibilité avec le port permanent du masque et le déploiement de visières ;
    La combinaison de ces paramètres fait l’objet d’une présentation synthétique dans l’annexe 4 du protocole.

Quelles sont les règles qui s’appliquent dans les espaces repas ?

Pour accompagner les entreprises et les salariés du secteur, le ministère du travail a publié le 7 mai sur son site internet, une fiche conseil « Restauration collective ou vente à emporter : quelles précautions à prendre contre la COVID-19 ? » regroupant un ensemble de recommandations.

L’employeur est-il obligé de fournir des masques à ses salariés ? En quelle quantité ?

L’employeur a l’obligation de prendre en charge la fourniture des moyens de protection adaptés aux risques (L. 4122-2 du code du travail). Cette règle s’applique, dans le cadre de l’épidémie de la Covid-19 à la prise en charge du masque.
Les pouvoirs publics recommandent depuis juillet dernier aux entreprises de prévoir un stock préventif de masques de 10 semaines. Ce stock peut être constitué :

  • de masques textiles à filtration garantie.
  • de masques jetables.

    Ces masques grand public, de préférence réutilisables, couvrant le nez, la bouche et le menton doivent avoir satisfait aux tests garantissant les performances. Ils sont reconnaissables au logo le spécifiant qui doit figurer sur leur emballage ou sur leur notice.

L’employeur peut-il sanctionner le salarié qui ne porte pas de masque ?

L’employeur a une obligation de sécurité qui lui impose de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé des travailleurs.

Dès lors que le masque constitue un moyen de protection de la santé des travailleurs, l’obligation et les circonstances dans lesquelles les travailleurs sont tenus de le porter doivent figurer dans le règlement intérieur de l’entreprise lorsqu’il existe ou dans une note de service comme rappelé ci-dessus

Ainsi, à condition que l’obligation du port du masque soit inscrite au règlement intérieur ou dans une note de service, sa méconnaissance est de nature à justifier à l’encontre des salariés une sanction disciplinaire, qui doit être proportionnée à la faute ainsi commise.

Il est recommandé de rappeler cette obligation de port du masque à toutes les personnes travaillant dans les locaux professionnels, associés comme collaborateur indépendants.

Quelles sont les obligations d’informations de l’employeur sur les mesures sanitaires ?

L’employeur informe ses salariés des règles en vigueur en matière de port du masque. Il le fait par note de service. Pour les entreprises qui en dispose, cette note vaut adjonction au règlement intérieur, après communication simultanée au secrétaire du CSE et à l’Inspection du Travail (L.1321-5 du code du travail).

Les mesures inscrites dans le règlement intérieur doivent consister en une obligation, une interdiction ou une limitation de faire dont le non-respect expose à des sanctions. La seule mention dans le règlement intérieur ou la note de service selon laquelle « chaque salarié doit également par son comportement, préserver la sécurité des autres » qui se borne à formuler une recommandation générale invitant les salariés à la vigilance ne présente pas le caractère d’une mesure d’application de la règlementation en matière d’hygiène et sécurité, ni d’une règle générale et permanente relative à la discipline, relevant du règlement intérieur et passible de sanction (CE,11 juillet 1990, n° 85416 ; CE,21 octobre 1990, n° 105247 ; CE, 9 décembre 1994, n° 118107).

Rapidement : l’employeur doit procéder, en liaison avec le service de santé au travail et en associant les représentants du personnel à l’évaluation des risques affectant ses salariés pour, le cas échéant, adapter les moyens de prévention et de protection applicables dans l’entreprise.

S’agissant des travailleurs indépendants ( associés comme collaborateurs indépendants, il est important de faire respecter l’obligation de port du masque dans les locaux professionnels.

Quelle mention doit figurer dans le règlement intérieur ou la note de service ?

Les mesures inscrites dans le règlement intérieur doivent consister en une obligation, une interdiction ou une limitation de faire dont le non-respect expose à des sanctions. La seule mention dans le règlement intérieur ou la note de service selon laquelle « chaque salarié doit également par son comportement, préserver la sécurité des autres » qui se borne à formuler une recommandation générale invitant les salariés à la vigilance ne présente pas le caractère d’une mesure d’application de la règlementation en matière d’hygiène et sécurité, ni d’une règle générale et permanente relative à la discipline, relevant du règlement intérieur et passible de sanction (CE,11 juillet 1990, n° 85416 ; CE,21 octobre 1990, n° 105247 ; CE, 9 décembre 1994, n° 118107).

Il appartient donc à l’employeur de fixer de façon suffisamment précise, dans sa note de service, l’obligation de port du masque et les conditions dans lesquelles elle est appliquée, selon les recommandations du Protocole national. Cette note viendra compléter le règlement intérieur s’il existe et en l’absence de règlement intérieur, elle aura une portée juridique propre, en vertu du pouvoir de direction de l’employeur.

Doit-on désigner un référent Covid-19 au sein du cabinet ?

Oui, la désignation d'un référent Covid-19 est désormais obligatoire dans toutes les entreprises. Son identité et ses missions doivent être communiquées à l'ensemble du personnel du cabinet. Tout type de collaborateur peut remplir cette fonction. Dans les entreprises de petite taille, il peut être le dirigeant, précise le ministère du Travail.

Quelles sont ses missions : En charge de la sécurité sanitaire des salariés

il doit veiller au respect des gestes barrières au travail et des protocoles sanitaires mis en place au sein de la société (organiser un sens de circulation dans l'entreprise, former les salariés aux règles d'hygiène...)

il est l'interlocuteur privilégié des salariés et de toute personne travaillant dans les locaux sur les thématiques sanitaires, en coopération le cas échéant avec les ressources humaines, les membres du CSE, le service de santé au travail.

La mise en place du télétravail est-elle obligatoire au sein du cabinet ?

Compte tenu de la situation actuelle avec une circulation du virus qui continue, la mise en œuvre du télétravail pour les salariés peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. La mise en œuvre du télétravail dans ce cadre ne nécessite aucun formalisme particulier.

Le protocole national rappelle que le télétravail demeure un mode d’organisation recommandé en ce qu’il participe à la démarche de prévention du risque d’infection au SARS-CoV-2 et permet de limiter l’affluence dans les transports en commun.

Si le protocole encourage le recours au télétravail quand cela est possible, il ne prévoit toutefois aucune obligation.

Toutefois, si le poste est éligible au télétravail, l’employeur doit motiver son refus.

Exception : si l’employeur est devant une situation de vulnérabilité attestée médicalement, il aura l’obligation de mettre en place du télétravail si le poste du salarié est éligible au télétravail.

Il convient là encore de s’inspirer de ces règles pour les travailleurs indépendants.

Qui peut bénéficier au sein du cabinet d’avocats de la nouvelle mesure d’indemnisation en cas de fermeture des écoles pour Covid 19 ?

Pour les personnels salariés :

Les parents ne pouvant télétravailler pourront bénéficier du chômage partiel si l'école de leur.s enfant.s ferme.

Les parents pourront "bénéficier d'un revenu de remplacement dès le premier jour de leur arrêt de travail, et au plus tard jusqu'à la fin de la période d'isolement",  précise le ministère des Solidarités et de la Santé. "Cette indemnisation pourra bénéficier à un parent par foyer, en cas d'incapacité de télétravail des deux parents et sur présentation d'un justificatif".

Ce dispositif est rétroactif et va couvrir la période depuis la rentrée scolaire, à savoir tous les arrêts justifiés depuis le 1er septembre 2020. « C'est l'établissement scolaire qui donnera aux parents un document administratif qui permettra d'attester que la classe ou l'école est fermée, a précisé ce jeudi le porte-parole du gouvernement, Gabriel Attal. C'est ce document que les parents pourront remettre à leur employeur pour faire valoir le chômage partiel. »

Pour les avocats libéraux :

Les représentants de la profession dont le Barreau de Paris ont cosigné un courrier en date du 8 septembre 2020 adressé à madame Elisabeth BORNE afin que les avocats libéraux soient intégrés au dispositif exceptionnel d’aide pour les parents d'enfants touchés par les fermetures de classes :   lire le courrier

Lorsque l’école ferme et à condition que le télétravail ne soit pas possible, les avocats en tant que travailleurs indépendants pourront, selon le communiqué d’Olivier Véran bénéficier d’indemnités journalières après avoir déposé leur déclaration sur la plateforme : declare.ameli.fr 

"Cette indemnisation pourra bénéficier à un parent par foyer, en cas d'incapacité de télétravail des deux parents et sur présentation d'un justificatif".

Que doit faire le cabinet si un salarié/avocat libéral ou salarié/stagiaire est asymptomatique mais considéré comme étant « cas contact » ?

Selon les recommandations du Gouvernement, les personnes considérées comme cas-contacts doivent prendre contact avec leur employeur pour envisager la mise en place du télétravail.

En l’absence de possibilité de télétravail, elles prennent contact avec leur médecin traitant qui pourra prescrire un arrêt de travail s’il l’estime nécessaire.

https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/questions-reponses-par-theme/article/mesures-de-prevention-dans-l-entreprise-contre-le-covid-19-masques

 

Que doit faire le cabinet si un salarié/avocat libéral ou salarié/stagiaire est dépisté positif à la COVID-19 ?

Selon les recommandations du Gouvernement, l’employeur doit renvoyer le personnel contaminé à son domicile et lui demander d’appeler son médecin traitant. Il est recommandé d’agir de la même manière avec les associés et les collaborateurs indépendants

Il faut également informer les autres membres du Cabinet d’un cas possible d’infection afin qu’ils soient vigilants à l’apparition d’éventuels symptômes et qu’ils restent à leur domicile le cas échéant. Il n’y a pas lieu de faire un suivi particulier des cas contacts.

https://travail-emploi.gouv.fr/le-ministere-en-action/coronavirus-covid-19/questions-reponses-par-theme/article/mesures-de-prevention-dans-l-entreprise-contre-le-covid-19-masques